Źródła zleceń
Przetargi marketingowe, ile kosztuje agencję start i kiedy się opłaca
· 9 min czytania
Przetarg wygląda jak darmowe źródło dużych kontraktów: ogłoszenia są jawne, a za udział nikt nie każe płacić. Koszt jednak jest, tylko nie widać go na fakturze. Policzyliśmy go i sprawdziliśmy, ile ogłoszeń marketingowych naprawdę wisi we wrześniu 2026.
W skrócie
Przetargi marketingowe to dwie różne rzeczy. Zamówienia publiczne obowiązkowo ogłaszają urzędy, szpitale, uczelnie i spółki komunalne, a od 1 stycznia 2026 ustawę Pzp stosuje się dopiero od 170 000 zł netto (wcześniej od 130 000 zł). Przetargi komercyjne, czyli pitche marek, rządzą się własnymi zasadami i zwykle zaprasza się do nich od trzech do pięciu agencji. Udział w obu jest formalnie darmowy, ale kosztuje czas: przygotowanie oferty publicznej to zwykle dwa do czterech dni pracy, a do tego dochodzi wadium (maksymalnie 1,5% wartości poniżej progów unijnych i 3% od progów) i koszt dostępu do portalu z ogłoszeniami. Przetargi opłacają się agencji, która ma referencje z sektora publicznego i kogoś do pilnowania formalności. Agencji, która potrzebuje klienta w tym miesiącu, nie opłacają się prawie nigdy.
Pakiety usług z ceną, zakresem i terminem. Zamówienie i rozliczenie przez portal.
Ten tekst jest dla właściciela agencji marketingowej albo studia, które rozważa przetargi jako źródło większych kontraktów i chce wiedzieć, ile to realnie kosztuje, zanim zacznie pisać pierwszą ofertę. Dane o progach, wadium i publikacji ogłoszeń pochodzą z Urzędu Zamówień Publicznych, a liczby ogłoszeń z publicznych list branżowych, stan na wrzesień 2026. Od razu uczciwie: prowadzimy marketplace, w którym marketerzy sprzedają swoje pakiety usług, więc na końcu porównujemy oba modele i piszemy, kiedy przetarg jest lepszym wyborem.
Co to są przetargi marketingowe
Pod jednym hasłem kryją się dwa zupełnie różne procesy, które mylą się nawet doświadczonym agencjom.
Zamówienia publiczne ogłaszają podmioty wydające publiczne pieniądze: urzędy miast i gmin, ministerstwa, szpitale, uczelnie, muzea, spółki komunalne i instytucje kultury. Tryb, terminy i kryteria oceny narzuca ustawa Prawo zamówień publicznych. Postępowanie jest jawne, każdy może złożyć ofertę, a wynik da się zaskarżyć do Krajowej Izby Odwoławczej. W marketingu dotyczą najczęściej kampanii promocyjnych, obsługi mediów społecznościowych, produkcji materiałów, druku, gadżetów, organizacji wydarzeń i zakupu mediów.
Przetargi komercyjne, czyli pitche, organizują marki i prywatne firmy. Nie obowiązuje ich żadna ustawa: zapraszają wybrane agencje, same ustalają zasady i mogą przerwać postępowanie w dowolnym momencie. Zwykle wymagają koncepcji kreatywnej, czasem z gotowymi materiałami, i to one potrafią zjeść najwięcej czasu zespołu.
Różnica ma praktyczne znaczenie. W zamówieniu publicznym wygrywasz punktami za cenę i spełnienie kryteriów, więc liczy się precyzja w dokumentach. W pitchu wygrywasz pomysłem i relacją, a dokumenty są formalnością.
Od jakiej kwoty jest przetarg w 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 ustawę Pzp stosuje się do zamówień o wartości od 170 000 zł netto. Wcześniej próg wynosił 130 000 zł. Zmianę wprowadziła nowelizacja opublikowana w Dzienniku Ustaw pod pozycją 1173 z 2025 roku. To ważna informacja dla agencji z dwóch powodów: mniejsze zlecenia instytucje udzielają teraz poza ustawą, zwykle przez zapytanie ofertowe na stronie BIP albo mailem do kilku wykonawców, a wartości przy których pojawiają się najbardziej sformalizowane procedury unijne pozostały wysoko.
| Wartość zamówienia na usługi (netto) | Co obowiązuje | Co to znaczy dla agencji |
|---|---|---|
| poniżej 170 000 zł | Pzp nie obowiązuje, decyduje regulamin wewnętrzny instytucji | najczęściej zapytanie ofertowe albo rozeznanie rynku, oferta na jedną stronę, decyzja w kilka dni |
| od 170 000 zł do progów unijnych | Pzp, tryb podstawowy, ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych | pełna dokumentacja, wadium maksymalnie 1,5% wartości, termin składania ofert liczony w dniach |
| od 603 400 zł (140 000 EUR) dla administracji centralnej | procedura unijna, ogłoszenie także w TED | dłuższe terminy, JEDZ, wadium maksymalnie 3% wartości |
| od 930 960 zł (216 000 EUR) dla samorządów | procedura unijna, ogłoszenie także w TED | jak wyżej, dotyczy większości zamówień miast i gmin |
Progi unijne na lata 2026 i 2027 przeliczono po kursie 4,31 zł za euro. Wadium jest dobrowolne: zamawiający może go w ogóle nie żądać, a jeśli żąda, nie może przekroczyć wskazanych procentów. Przy kampanii wartej 400 000 zł netto mówimy więc o maksymalnie 6 000 zł zamrożonych na czas postępowania, zwracanych po wyborze oferty.
Gdzie szukać przetargów marketingowych
Ogłoszenia o zamówieniach publicznych są bezpłatne i jawne. Płatne portale sprzedają wygodę: filtry branżowe, powiadomienia i podgląd dokumentacji w jednym miejscu.
| Źródło | Koszt | Co tam jest, wrzesień 2026 |
|---|---|---|
| Biuletyn Zamówień Publicznych na ezamowienia.gov.pl | bezpłatnie | wszystkie krajowe ogłoszenia od progu 170 000 zł netto, komplet dokumentacji, składanie ofert przez platformę |
| TED, dziennik urzędowy Unii Europejskiej | bezpłatnie | zamówienia od progów unijnych, także z innych krajów |
| Strony BIP instytucji | bezpłatnie | zapytania ofertowe poniżej progu, czyli te szybkie i mniej sformalizowane |
| Portale komercyjne, na przykład Grupa Biznes Polska | abonament, cena po kontakcie, darmowy test | branża usług marketingowych i reklamy pokazuje 173 pozycje, w tym organizację wydarzenia z terminem 25 września, wybór domu mediowego z terminem 23 października i promocję ruchu lotniczego z terminem 20 października 2026 |
| Przetargi.info | abonament, cennik nie jest publikowany, 7 dni testu | branża reklama i marketing w dniu sprawdzenia nie pokazywała żadnego aktualnego przetargu |
Ta rozbieżność, 173 pozycje w jednym serwisie i zero w drugim, dobrze pokazuje, na czym polega praca z przetargami. Wszystko zależy od klasyfikacji: kalendarze promocyjne i gadżety trafiają do branży marketingowej, a kampania w mediach społecznościowych bywa opisana jako usługi informatyczne albo usługi w zakresie public relations. Zanim kupisz abonament, przetestuj filtry na własnych słowach kluczowych i policz, ile z wyników naprawdę pasuje do tego, co robisz.
Ile kosztuje agencję start w przetargu
Udział w zamówieniu publicznym nie ma opłaty wpisowej. Kosztem jest czas i zamrożone pieniądze.
| Składnik | Ile to kosztuje | Uwagi |
|---|---|---|
| Analiza dokumentacji i decyzja o starcie | 2 do 4 godzin | SWZ potrafi mieć kilkadziesiąt stron razem z załącznikami i wzorem umowy |
| Przygotowanie oferty i załączników | 2 do 4 dni pracy | oświadczenia, wykaz usług, referencje, wykaz osób, polisa, pełnomocnictwa, harmonogram |
| Koncepcja lub próbka, gdy jest kryterium jakości | od 1 do kilku dni zespołu | przy kryterium jakościowym trzeba pokazać pomysł, a nie tylko cenę |
| Wadium | maksymalnie 1,5% albo 3% wartości | gotówka na rachunku albo gwarancja bankowa czy ubezpieczeniowa, płatna prowizja |
| Podpis kwalifikowany | koszt roczny certyfikatu | oferty składa się elektronicznie, bez podpisu kwalifikowanego nie złożysz oferty |
| Abonament portalu z ogłoszeniami | opcjonalny | ceny nie są publikowane, ustala się je po kontakcie z serwisem |
Policzmy jeden start przy stawce 120 zł za godzinę pracy własnego zespołu. Trzy dni po osiem godzin to 2 880 zł kosztu własnego, do tego pół dnia na analizę i ewentualna prowizja od gwarancji wadialnej. Jeśli wygrywasz co czwarte postępowanie, koszt jednego wygranego kontraktu wynosi około 12 000 zł. Przy kontrakcie za 400 000 zł to bardzo dobra inwestycja. Przy kontrakcie za 60 000 zł, który i tak zostanie rozstrzygnięty najniższą ceną, to strata.
Na koszt trzeba też spojrzeć od strony kosztorysu. W przetargach na organizację wydarzeń, które w branżowych zestawieniach pojawiają się najczęściej, ofertę trzeba wycenić z zewnętrznymi kosztami: nagłośnieniem, scenografią, cateringiem i obsługą. Jeśli w kosztorysie potrzebujesz pozycji na obsadę kelnerską na bankiet albo hostessy, weź ją do wyceny od razu, bo w umowie z instytucją ceny są sztywne przez cały okres realizacji i nie da się ich potem podnieść.
Jakie są szanse na wygraną
W zamówieniach publicznych szanse wynikają z kryteriów, a te są jawne w dokumentacji. Gdy jedynym kryterium jest cena, wygrywa najtańszy, a agencja z zespołem etatowym rzadko bywa najtańsza. Gdy kryteria jakościowe ważą 40 czy 60 procent, w grę wchodzi koncepcja, doświadczenie osób i terminy, więc gra staje się uczciwsza. Pierwsze, co sprawdzasz w dokumentacji, to właśnie waga ceny i wymagane referencje, bo to one decydują, czy w ogóle warto czytać dalej.
W przetargach komercyjnych liczby wyglądają lepiej, niż wielu agencjom się wydaje. Z badania rynku pitchów opisanego przez jedną z polskich agencji wynika, że w ponad 30 procentach przypadków do przetargu staje maksymalnie trzy agencje, a w ponad połowie nie więcej niż pięć firm. To nie jest loteria z trzydziestoma uczestnikami. Z tego samego badania wynika, że opłata za udział w przetargu, tak zwany rejection fee, staje się standardem: zaledwie 6 procent marketerów jej nie stosuje i nie planuje wprowadzić, a najczęściej mieści się w przedziale od 5 do 10 tysięcy złotych. To ważny sygnał, bo pokrywa część kosztu przegranej.
Praktyczny wniosek: w pitchach pytaj o rejection fee, zanim zgodzisz się przygotować koncepcję. W zamówieniach publicznych pytaj o wagę ceny, zanim zaczniesz wypełniać załączniki.
Kiedy przetargi opłacają się agencji
Przetargi mają sens, gdy spełnisz trzy warunki naraz: masz referencje z podobnych zamówień (bez nich wypadasz na wstępie), masz kogoś, kto lubi formalności i pilnuje terminów co do godziny, oraz masz płynność, żeby przeżyć 30 do 60 dni od faktury do przelewu i zamrożone wadium. Sektor publiczny płaci solidnie, ale wolno.
Przetargi nie mają sensu, gdy potrzebujesz klienta w tym miesiącu. Od publikacji ogłoszenia do podpisania umowy mijają zwykle tygodnie, a przy procedurze unijnej miesiące. To jest źródło kontraktów na przyszły kwartał, nie sposób na zapełnienie luki w przychodach.
Drugi warunek brzegowy to skala. Agencja jednoosobowa albo trzyosobowa zwykle przegrywa z wymogami dotyczącymi zdolności technicznej i ubezpieczenia. Zanim zainwestujesz kilka dni w pierwszą ofertę, przeczytaj warunki udziału w dwóch, trzech ogłoszeniach ze swojej branży i sprawdź, czy je spełniasz. To pół godziny, które oszczędza tydzień.
Dla agencji, która potrzebuje stałego dopływu mniejszych kontraktów od firm prywatnych, sensowniejsze są kanały o krótszym cyklu decyzyjnym. Rozpisaliśmy je w tekście o tym, jakie kanały pozyskiwania klientów działają obok poleceń, a ceny płatnych źródeł zleceń zestawiliśmy na stronie portale ze zleceniami: porównanie cen.
Przetarg czy zapytania od firm
Zestawmy to wprost, bo to dwa różne modele kosztu.
| Co porównujemy | Przetarg publiczny | Marketplace z prowizją |
|---|---|---|
| Koszt wejścia | brak opłaty, 2 do 4 dni pracy na ofertę, ewentualne wadium | 0 zł za wystawienie pakietu, 15 procent prowizji od opłaconego zamówienia |
| Czas do umowy | tygodnie, przy procedurze unijnej miesiące | firma kupuje pakiet z ceną od razu albo po jednej rozmowie, zwykle w ciągu dni |
| Wartość pojedynczego kontraktu | od 170 000 zł netto w górę przy zamówieniach objętych ustawą | zwykle kilka tysięcy złotych miesięcznie w stałej obsłudze |
| Kto decyduje | komisja, według punktów z dokumentacji | właściciel albo marketing firmy, po rozmowie |
| Czego wymaga | referencji, dokumentów, podpisu kwalifikowanego, cierpliwości | szybkiej odpowiedzi i konkretnej oferty |
Najzdrowszy układ w agencji, która rośnie, to jeden kanał długi i jeden krótki. Przetargi budują przychód na przyszły rok i podnoszą wiarygodność, bo referencje z instytucji publicznej otwierają kolejne postępowania. Zapytania od firm utrzymują bieżące obłożenie zespołu, żeby dwutygodniowe przygotowanie oferty przetargowej nie było jedyną rzeczą, jaką robicie w danym miesiącu. Zasady rozliczenia i stawkę prowizji opisaliśmy w cenniku, a jeśli produkujesz materiały wideo, źródła zleceń i widełki cen dla tej usługi zebraliśmy osobno na stronie zlecenia montaż filmów z cenami kontaktu.